A cada dia, as viagens corporativas fazem parte da realidade das empresas. Elas são extremamente importantes para ampliar o mercado de atuação das organizações e garantem novas parcerias, marketing, novos clientes, entre outras vantagens.
No entanto, para realmente serem produtivas, precisam seguir regras. Por isso, hoje vamos falar um pouco sobre a política de viagens corporativas. Você vai descobrir o que ela é e como elaborá-la.
A política de viagens corporativas é um documento que reúne regras e parâmetros que devem ser seguidos antes, durante e depois dessas viagens. O intuito das regras é padronizar os procedimentos adotados, facilitar o planejamento e reduzir os custos para a empresa.
Por isso, a política deve conter detalhes diversos para evitar mal-entendidos ou interpretações distintas. Assim, ao elaborar esse documento, deve-se abordar tudo o que for relevante, o que exige pensar em cada etapa da viagem, situações imprevistas, entre outros detalhes.
Parece ser complicado criar a política de viagens corporativas, mas, na verdade, é apenas um documento que contém detalhes. E para facilitar o seu trabalho, veja a seguir algumas dicas para elaboração dessa política. São pontos importantes que vão ajudar a criar um documento completo e eficiente.
Cada empresa possui uma necessidade diferente para suas viagens corporativas, já que cada uma delas visa atender a determinado objetivo.
Portanto, observe muito bem do que a empresa precisa, qual é o seu orçamento disponível, os destinos mais frequentes, serviços utilizados, entre outros detalhes. Comece o documento com esses dados para criar regras que atendam à organização.
Antes de criar regras que incluam gastos diários, transporte adotado, tempo de viagem, reembolsos e outros mais, faça uma pesquisa. As regras precisam ser baseadas na realidade e não podem seguir um pensamento abstrato, para não se tornarem incoerentes.
A regra do ‘menos é mais’ também é válida na elaboração da política de viagens corporativas. Evite textos extensos e complicados, que possam dar margem a ambiguidades ou interpretações diversas.
Seja claro naquilo que definir, registre isso com clareza também para que qualquer pessoa possa compreender facilmente.
Também é importante que a política contenha os procedimentos padrão a serem adotados quando é necessário fazer uma viagem, como o prazo de antecipação para solicitação desta, a data limite para compra da passagem e para fazer as reservas, quem pode aprovar a viagem, e outros detalhes.
A política de viagens corporativas é um documento, por isso, precisa fazer parte das normas da empresa. As regras devem estar devidamente documentadas seguindo as diretrizes da organização para que sejam válidas.
Essa documentação garante que a política seja legítima e cumprida pelos colaboradores e também pela diretoria.
Além de documentar as regras criadas, é preciso fazer com que elas sejam conhecidas por todos os interessados. Os colaboradores precisam saber que a política de viagens corporativas existe na organização e, para isso, reuniões, palestras e informativos são algumas opções para divulgá-las.
Essa divulgação impede que erros no planejamento das viagens sejam atribuídos ao desconhecimento da política.
As viagens são necessárias, mas não devem representar impactos negativos no orçamento da empresa. Elas precisam somar e render bons resultados. Portanto, a redução de custos é essencial e alcançada mediante uma política de viagens corporativas bem elaborada.
Leia também estas dicas sobre organização de uma viagem corporativa, para não cometer erros na hora de planejá-la. Mais um recurso para tornar as viagens econômicas e produtivas!