Viajar gastando menos é uma exigência cada vez maior nas empresas. Afinal, sabemos que as viagens podem representar despesas elevadas para qualquer tipo de negócio.

Com o intuito de oferecer instruções e conscientizar sobre a importância de ter uma conduta desejável em relação à redução de custos, a Gemma Viagens preparou um post exclusivo para orientar os viajantes corporativos.

Embarque nessas dicas e boa viagem!

1) Passagem aérea

• Realize as reservas e compre com antecedência: quanto maior a antecedência de um pedido de viagem, maior a chance da Agência de Viagem conseguir tarifas mais acessíveis, proporcionando maior economia à empresa;
• Marque a viagem quando as possibilidades de mudança são mínimas: quanto maior a certeza de realização de uma viagem, menor a possibilidade de alterações ou cancelamentos que acabam gerando custos adicionais.
• Comunique a necessidade de cancelamento da viagem assim que possível: ao fazer isso, a Agência de Viagens poderá efetuar o cancelamento evitando custos adicionais por NO-SHOW.
• Pesquise sempre 3 horários de voo próximos ao desejado: em diversos casos, a diferença de alguns minutos entre os voos pode representa uma grande economia no custo da passagem aérea.

2) Hospedagem

• Dê preferência aos hotéis com os quais a sua empresa possui uma tarifa acordo: as tarifas acordo são estrategicamente estudadas e negociadas, representando uma economia significativa para a empresa. Caso o hotel que lhe seja conveniente não possua tarifa acordo, comunique o gestor de viagens da sua empresa para que o mesmo, junto com a Agência de Viagens, possa buscar um acordo com um fornecedor específico.
• Economize nas ligações originadas do hotel: o custo de uma ligação feita através do sistema de telefonia do hotel é, normalmente, mais caro do que o normal. Se possível, dê preferência aos outros meios de comunicação.
• Evite o frigobar do hotel: os itens que ficam à disposição no frigobar tendem a ser caríssimo. Você consegue comprá-los por um preço bem inferior nas proximidades do hotel.
• Respeite os horários de check-in e check-out: assim, você evita que lhe seja cobrado uma diária adicional por early check-in ou late check-out.
• Comunicar a necessidade de cancelamento de hospedagem assim que possível: ao fazer isso, a Agência de Viagens poderá efetuar o cancelamento evitando custos adicionais por No-Show.

3) Locação de Veículo

• Planeje a utilização do carro no caso de locações mensais: as locações mensais geralmente não incluem Km livre. Quando a viagem é planejada, é possível calcular aproximadamente qual será a Km necessária para a locação, possibilitando a negociação de uma tarifa mais adequada.
• Verifique as condições do veículo antes de retirá-lo: dedique dois minutos para verificar, juntamente com o funcionário da Locadora, se o veículo apresenta amassados, riscos, etc. Ao fazer isso, você se resguarda e se previne de que possíveis danos que não tenham sido ocasionados por você lhe sejam atribuídos.
• Verifique se o carro está devidamente credenciado para rodar naquela cidade, dia e horário: em casos de cidades como São Paulo, onde é realizado o rodízio de carros, você não corre o risco de ser multado por circular com um veículo não-credenciado.
• Informe com antecedência todos os possíveis condutores: isso é importante para resguardo em caso de acidentes envolvendo condutores não mencionados à Locadora.
• Procure devolver o veículo sempre com o tanque cheio: nos casos em que o veículo é devolvido com o tanque vazio ou pela metade, o custo da locadora para abastecer o veículo é superior ao valor dos postos de gasolina.
• Procure devolver o veículo com boa aparência: se o veículo estiver sujo, passe em um lava-jato antes de devolvê-lo. Com o veículo sujo, a Locadora pode cobrar uma taxa de limpeza que pode variar de R$15,00 a R$500,00, dependendo do estado em que o mesmo se encontra.
• Respeite o horário de devolução do veículo: a diária inicia-se e termina 24 horas depois da retirada do veículo. Respeitando este horário, você evita uma cobrança de diária adicional por atraso na devolução.

Com essas pequenas atitudes, você poderá utilizar os serviços de forma mais consciente e ainda colaborar com a economia de sua empresa!